Những lý do nên chọn tổng đài IP

Những lý do nên chọn tổng đài IP

Những lý do nên chọn tổng đài IP là gì? Nếu bạn vẫn đang thắc mắc không biết có nên lựa chọn tổng đài IP hay không thì bài viết Những lý do nên chọn tổng đài IP sẽ phần nào đó giúp bạn giải đáp những thắc mắc của mình. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về Những lý do nên chọn tổng đài IP ngay sau đây:

A. LẮP TỔNG ĐÀI CẦN PHẢI ĐẦU TƯ NHỮNG GÌ

1. Nếu sử dụng tổng đài IP

– Chỉ cần tổng đài IP + Điện thoại IP (hoặc điện thoại IP WiFi) là xong vì 99% khách hàng đã có mạng LAN hoặc Wifi khi hoạt động

– Mở rộng thêm cũng cực kỳ đơn giản chỉ cần mua thêm điện thoại IP (hoặc điện thoại Wifi) cắm vào mà không phải đầu tư thêm bất kỳ 1 thiết bị nào khác

– Tặng kèm số điện thoại cố định đẹp không giới hạn cuộc gọi đến và đi đồng thời

2. Nếu sử dụng tổng đài Analog như tổng đài Panasonic, tổng đài LG,..

a. Với lắp đặt mới

– Đầu tư phần cứng tổng đài theo dung lượng sử dụng: Cần bao nhiêu đường vào bưu điện? bao nhiêu máy lẻ? dự kiến cho tương lai mở rộng ra sao…

– Chạy dây cho mạng điện thoại (tiền dây + gen + chi phí nhân công chạy dây + các phụ kiện để cho lắp đặt dây.. Ai sẽ chạy dây? ai sẽ hỗ trợ bảo dưỡng hệ thống dây này trong quá trình sử dụng nếu bị lỗi đường dây…)

– Mua điện thoại và các thiết bị đầu cuối

b. Với phương án mở rộng thêm sau này cho tổng đài analog

– Phải thay tổng đài mới khi vượt quá dung lượng, tổng đài có nâng cấp được nên không?, phải đầu tư mua cái gì để nâng cấp?

– Chạy dây mới cho các vị trí phát sinh….

– Mua sắm các thiết bị đầu cuối

– ….

Kết luận: Với mô tả các thiết bị cần đầu tư cho việc lắp tổng đài như trên thì thấy đầu tư tổng đài ip chỉ cần tổng đài IP và điện thoại IP là sử dụng ngay, còn đầu tư tổng đài analog thì quá phức tạp, quá nhiều thứ phải tính, quá nhiều việc phải làm sau này cần mở rộng nâng cấp… Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu rõ hơn về Những lý do nên chọn tổng đài IP ngay sau đây.

B. CÁC TÍNH NĂNG TUYỆT VỜI TỔNG ĐÀI IP

– Giá cả hợp lý, mở rộng chi phí = 0, Đầy đủ tính năng, chạy trên mọi nền tảng sẵn có của bạn, có thể nói IP là giải pháp lựa chọn tốt nhất cho mọi doanh nghiệp.

– Tổng đài IP cho phép kết nối mọi loại thiết bị đầu cuối: Điện thoại analog cũ kỹ cổ xưa, IP phone, softphone trên PC, softphone trên di động…

C. MÔ HÌNH KẾT NỐI HỆ THỐNG TỔNG ĐÀI IP

Những lý do nên chọn tổng đài IP.

Tại sao bạn nên lựa chọn hệ thống IP? và đây sẽ là Những lý do nên chọn tổng đài IP mà bạn cần biết.

– Chi phí lắp tổng đài bằng 0 đồng nếu bạn có hệ thống mạng LAN sẵn: Thông thường khi lắp tổng đài điện thoại thì bạn cần chạy dây điện thoại riêng cho từng máy lẻ, bạn cứ tưởng tượng 1 hệ thống lớn cho tòa nhà thì chi phí lắp đặt đường dây điện thoại là rất tốn kém, vậy nếu có mạng LAN có sẵn thì bạn chỉ cần mua tổng đài IP, điện thoại IP cắm vào là sử dụng ngay sẽ không phải phát sinh thêm bất kỳ đường dây nào thêm (1 dây mạng LAN sử dụng đồng thời cho điện thoại IP + Máy tính + truyền hình + wifi) thật tuyệt phải không bạn, và việc quản lý cả 1 hệ thống lớn rất đơn giản không cần phải 1 chuyên gia tổng đài nữa.

– Không bị lỗi thời công nghệ: Bạn dùng  1,2…10 năm cũng không sợ lỗi thời khi công nghệ thay đổi, chỉ cần update, update và update firmware cho các công nghệ mới là đáp ứng được.

– Tất cả tính năng đều đáp ứng: Bạn muốn tùy biến, tùy chỉnh, yêu cầu mọi tính năng thì hệ thống IP đều đáp ứng được, tất cả rất rất linh động, bạn muốn khi gọi đến phát lời chào, để lại lời nhắn-> lời nhắn được chuyển vào email cho bạn hay cuộc gọi được chuyển tiếp đến cho bạn ngay tức khắc… tất cả đều do bạn tùy biến.

– Mở rộng không giới hạn: Không phải thay đổi phần cứng tổng đài khi vượt quá dung lượng, mọi thứ liên kết IP là công nghệ mở cho phép bạn kết nối thoại, Camera, Video conference, Chuông cửa, báo động … đều kết nối vào được và mở rộng thoải mái lên tới 100,000 máy trên 1 hệ thống.

– Lắp đặt quản lý vận hành cực kỳ là đơn giản, cắm là chạy, plug and play.. bạn không phải đi dò dây, test dây, test số như các hệ thống analog, chỉ cần thông mạng LAN cắm vào là chạy.

– Chi phí tổng thể thấp hơn so với các hệ thống analog, không cần chạy dây, kết nối tại mọi điểm miễn là có mạng.

D. TÍNH NĂNG HỆ THỐNG TỔNG ĐÀI IP

Những lý do nên chọn tổng đài IP.

1. Thiết lập tổng đài Call center

 Những lý do nên chọn tổng đài IP.

Với đầy đủ các tính năng:

– Cuộc gọi vào cho nhóm call center sẽ được phân phối đều cho các máy trả lời và cho phép login/logout khỏi nhóm.

– Cho phép ghi âm tự động cuộc thoại đến nhóm này.

– Cho phép chuyển cuộc gọi, giữ cuộc gọi khi đang đàm thoại và khách có thể nghe nhạc chờ tùy chọn.

– Cho phép phát thông báo khi hết giờ làm việc, ngoài giờ làm việc, hoặc khi bạn đi ra ngoài.

– Cho phép chuyển cuộc gọi ra di động…

– Thiết lập đường dây nóng cho khách hàng than phiền, thông báo các sự cố, dịch vụ….

– Cho phép nghe xen nghe lén các cuộc gọi.

– Chức năng login và logout vào nhóm tư vấn khách hàng.

2. Tính năng hiển thị số:

Tất cả được tích hợp sẵn cho cuộc gọi nội bộ và gọi từ ngoài vào.

3. Tính năng đổ chuông song song:

Vừa đổ chuông máy lẻ và vừa đổ chuông trên di động hoặc máy điện thoại bất kỳ nào mà bạn tùy chọn.

Ví dụ bạn thông thường hay ở ngoài văn phòng làm việc, để tránh bị mất cuộc gọi thì đây là 1 tính năng tuyệt vời cho bạn nhận được cuộc gọi mọi lúc mọi nơi.

 Những lý do nên chọn tổng đài IP.

4. Tính năng hội nghị:

– Hội nghị thoại audio: Tổng đài IP cho phép nhiều người tham gia họp hội nghị đồng thời, cho phép trên 10 người vẫn có thể tham gia họp cùng nói chuyện miễn phí qua mạng LAN/IP/Internet…, các cuộc họp quan trọng cho phép được ghi âm lưu lại.

– Thật tuyệt vời hệ thống đã cho phép đặt lịch họp tự động bạn không cần phải thiết lập cuộc họp nữa .

– Hội nghị thoại Video call: Hỗ trợ support hội nghị thoại video 3 bên, tương lai cho phép hội nghị lên tới 9 bên đồng thời.

Những lý do nên chọn tổng đài IP.

5. Tính năng fax:

– Fax đến: Bạn không cần phải thiết kế riêng 1 máy fax, các bản fax đến sẽ được tự động lưu trên tổng đài và gửi vào email của bạn.

– Fax đi: Đơn giản bạn upload file lên và gửi sang số fax khách hàng, đã đến lúc bạn tạm biệt máy fax được rồi đấy.

Những lý do nên chọn tổng đài IP.

6. Tích hợp sẵn lời chào IVR đa cấp:

Tính năng này cho phép người dùng gọi vào truy cập từng cấp dịch vụ như dịch vụ (Tương tự 1800/1900).

ví dụ: Cảm ơn quý khách gọi đến số hỗ trợ dịch vụ Tín Thành Đạt, xin vui lòng bấm số máy cần phục vụ

Số 1: Các chương trình khuyến mãi, nếu bạn bấm số 1 thì tiếp tục

Số 1: Tư vấn tổng đài Panasonic

Số 2: Tư vấn tổng đài IP

Số 3: Tư vấn về camera quan sát

….

Số 2: Chương trình hỗ trợ bảo hành cho khách hàng

Số 3: Tư vấn về dịch vụ lắp đặt thiết bị viễn thông (khi khách bấm số 3 thì truy cập lời chào tiếp theo)

Số 4: Tham gia phòng họp hội nghị trực tuyến

…

Số 9: Hỗ trợ nhân viên trực tuyến

7. Không phải chạy dây cho mạng điện thoại riêng nếu sử dụng điện thoại IP:

Hãy quên ngay hệ thống mạng dây rợ điện thoại phức tạp đi và sử dụng nền tảng mạng LAN sẵn có cho hệ thống điện thoại, như vậy bạn đã tiết kiệm được hẳn 50% chi phí đầu tư tổng đài rồi đấy. Một dây mạng LAN sử dụng cho cả IP phone và máy tính luôn, thật tiện lợi

Những lý do nên chọn tổng đài IP.

 8. Mở rộng thật đơn giản không giới hạn:

– Chỉ cần mua điện thoại IP cắm vào mạng là dùng được ngay.

– Mua card analog để mở rộng đối với điện thoại analog.

9. Đơn giản khi thay đổi vị trí người sử dụng, di chuyển văn phòng:

Không cần thiết lập lại, cắm vào là chạy như cũ.

10. Sử dụng điện thoại IP không dây qua wifi ở mọi lúc mọi nơi:

Bạn có thể thoại mọi nơi mọi lúc như nội bộ, tại văn phòng, ở quán cafe, siêu thị, nhà xưởng.

11. Sử dụng điện thoại di động như 1 máy lẻ trên tổng đài

Để gọi nội bộ. Bạn đang sử dụng điện thoại IPhone, máy tính bảng, máy di động hệ điều hành android bạn có thể sử dụng các phần mềm gọi điện thoại miễn phí để thực hiện các cuộc gọi nội bộ mọi lúc mọi nơi.

12. Sử dụng phần mềm softphone cài trên máy tính

Để sử dụng như 1 máy lẻ ở mọi lúc mọi nơi không bị giới hạn vị trí không gian và khoảng cách như 1 máy lẻ của tổng đài IP.

13. Tính năng mạng tổng đài IP:

– Thông thường các tổng đài analog như Panasonic KX-TDA100D, siemens hipath 1150, 1190 việc kết nối các hệ thống tổng đài này lại với nhau là rất khó khăn, phức tạp và tốn kém. Nhưng đối với tổng đài IP tất cả đã được tích hợp sẵn bạn chỉ cần thiết lập kết nối là được mà không phải thêm 1 chi phí nào cả.

– Công ty bạn nhiều chi nhánh, việc kết nối các tổng đài IP thành hệ thống mạng nội bộ thật đơn giản mà không phải đầu tư thêm bất kỳ 1 khoản chi phí về phần cứng và phần mềm nào cả.

– Công ty bạn trong tương lai sẽ mở rộng về dung lượng và việc mở rộng tổng đài IP cũng tương đối đơn giản và dễ trong việc quản lý.

14. Tính năng remote extension:

Bạn là người thường xuyên di chuyển, hay đi công tác xa, bạn muốn thoại nội bộ thật đơn giản chỉ cần đăng ký 1 tài khoản trên tổng đài IP và sử dụng với phần mềm softphone là được.

15. Nhạc nền, nhạc chờ:

Để giúp khách hàng thật thoải mái khi gọi tới công ty bạn, bạn kích hoạt chế độ nhạc chờ bằng những bản nhạc tùy chọn.

16. Chặn cuộc gọi đến:

Bạn thường xuyên bị 1 số điện thoại khác gọi đến chào hàng mời sử dụng dịch vụ trong khi bạn đang rất bận, bạn có thể cho các số điện thoại đó vào danh sách đen, khi số đó gọi đến thì báo bận.

17. Công ty bạn là công ty thương mại phân phối sản phẩm:

Khách hàng đại lý lớn, vì vậy khi đại lý gọi đến để tránh qua nhiều khâu trung gian bạn có thể định tuyến cuộc gọi của đại lý đó vào thẳng phòng quản lý đại lý và trước khi chuông reng bạn có thể nhìn thấy thông tin về cuộc gọi đó là ai đang gọi tới 1 cách đơn giản (thêm phần mềm).

18. Nhận cuộc gọi ở xa:

Bạn hay di chuyển, công tác.. để tránh mất cuộc gọi thì bạn nên sử dụng tổng đài IP. Bạn có thể nhận được cuộc gọi khi bạn ở bất kỳ đâu hoặc có thể chuyển các cuộc gọi của bạn vào voicemail và bạn có thể check được voicemail bất kỳ thời gian nào bạn có thể.

19. Bạn muốn thoại Video thì tổng đài VoIP cũng hỗ trợ luôn rồi nhé và không phải thêm chi phí gì cả.

20. Tính năng ghi âm cuộc gọi: Cho phép thiết lập ghi âm cho bất kỳ số máy lẻ nào bạn muốn

– Lưu vào bộ nhớ trong của tổng đài với 3 Gbyte có sẵn.

– Hoặc bạn lưu vào thẻ nhớ cắm vào tổng đài.

– Hoặc bạn lưu vào ổ cứng gắn vào tổng đài.

– Và đặc biệt hơn hệ thống cho phép backup tự động mọi thứ trên ra máy tính bất kỳ thời gian nào bạn muốn.

21. Log chi tiết các cuộc gọi được lưu ngay trên tổng đài, không cần thêm PC để kết nối lưu trữ, cần lúc nào thì export dữ liệu ra excel với chi tiết các cuộc gọi.

22. Kết nối các phần mềm CRM quản lý thông tin khách hàng.

23. Backup dữ liệu tự động ra PC

– Hệ thống cho phép backup tự động file ghi âm, log cuộc gọi vào bất kỳ PC nào.

– Hệ thống cho phép tự động gửi báo cáo cuộc gọi hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng vào email bất kỳ.

24. Tuyệt vời với tính năng call back

Ví dụ: Bên bạn hỗ trợ nhân viên trong các cuộc điện thoại nhân viên gọi về, thì hệ thống tự động ngắt cuộc gọi và gọi lại cho nhân viên hoàn toàn tự động.

25. Chức năng bệnh viện – Gọi y tá

Đây là chức năng tự động gọi y tá khi bệnh nhân cần gọi y tá, chỉ cần nhấc điện thoại lên hoặc bấm loa ngoài thì hệ thống tự động call ngay cho y tá mà không cần phải bấm bất kỳ phím nào,

26. Chức năng video call – giám sát giữa bảo vệ tòa nhà và các hộ gia đình cho các chung cư cao tầng.

Mỗi khi có khách đến gặp, bảo vệ call lên các căn hộ và từ căn hộ ta có thể nhìn thấy ai đến gặp mình ngay trên màn hình điện thoại, có đồng ý gặp hay không.

27. Paging thông báo sử dụng cho nhà xưởng, tòa nhà cao tầng…

Cho phép phát thông báo cho bất kỳ khu vực nào mong muốn.

28. Giám sát cuộc gọi các máy lẻ.

Cho phép nghe, nghe xem bất kỳ cuộc đàm thoại nào của nhân viên đang đàm thoại, hoặc cướp cuộc gọi đó của nhân viên đang trả lời khách hàng.

 E. NÊN CHỌN SỐ ĐIỆN THOẠI GỌI RA GỌI VÀO BẰNG CÔNG NGHỆ GÌ

1. Đầu vào Analog

– Đây là số điện thoại cố định được kéo trên đường cáp đồng đến khách hàng

Nhược điểm:

– Mỗi cuộc gọi ra hiển thị các số khác nhau

– Không thực hiện được nhiều cuộc gọi đồng thời

– Bị trễ 1-3 chuông khi gọi đến

– Chi phí lắp đặt 500,000 vnđ/ số

– Thuê bao tháng 21,000 vnđ/ tháng

2. Đầu vào E1

– Đây là số điện thoại cố định được kéo trên đường cáp quang tới khách hàng

– 30 cuộc gọi đồng thời

– Hiển thị 1 hoặc nhiều số tùy chọn

Nhược điểm:

– Chi phí lắp đặt 5,000,000 – 6,000,000 vnđ/ 1 lần đầu

– Thuê bao tháng 1,000,000 vnđ/ tháng

3. Đầu vào SIPtrunk – Sip Account

– Đây là số điện thoại cố định được truyền qua đường internet cáp quang của khách hàng hoặc kênh riêng

– Không giới hạn cuộc gọi

– Hiển thị 1 hoặc nhiều số tùy chọn

– Không bị trễ chuông khi gọi đến

– Không mất phí lắp đặt, thuê bao tháng là 20,000 vnd/ tháng

– Dịch chuyển không mất số

=> Đây có thể nói là công nghệ tiên tiến thuận tiện nhất cho mọi khách hàng, cũng như tối ưu về chi phí 

4. Đầu vào 1800xxxx/1900xxxx

 Đầu số này tùy theo nhà mạng, thực chất là số ảo

– Với các nhà mạng Viettel hoặc VNPT sẽ trỏ qua đầu số cố định hoặc E1 -> sẽ bị giới hạn bởi kênh cuộc gọi và độ chễ

– Với các nhà mạng sử dụng SIPtrunk thì không giới hạn cuộc gọi

5. Đầu vào GSM

– Đây là các khách hàng sử dụng SIM để làm đầu số gọi vào gọi ra, nếu dùng phương án này thì cần đầu tư thiết bị kết nối SIM và tổng đài IP

Ưu điểm:

– Không bị giới hạn bởi đường truyền

– Dịch chuyển không ảnh hưởng

F. NÊN SỬ DỤNG TỔNG ĐÀI IP CỨNG HAY TỔNG ĐÀI IP MỀM

1. Tổng đài IP mềm là core tổng đài ip cài đặt trên 1 server máy tính làm tổng đài

Như vậy khi sử dụng tổng đài IP mềm cần các thiết bị sau:

– Máy chủ cài đặt tổng đài ip.

– Card giao tiếp FXO có đường vào bưu điện.

– Máy lẻ IP hoặc gateway phải chuyển đổi FXS để sử dụng điện thoại analog.

– Chi phí triển khai cài đặt tổng đài mềm (core tổng đài mềm là miễn phí).

2. Tổng đài IP cứng:

Chức năng như tổng đài IP mềm và đã được tối ưu vào install vào 1 phần cứng sẵn

Thiết bị gồm có:

– Tổng đài IP đầy đủ cấu hình từ vài đầu vào đến 2000 máy lẻ.

– Máy lẻ IP hoặc gateway chuyển đổi FXS để sử dụng điện thoại analog

3. Ưu và nhược điểm mỗi phương án tổng đài

 a. Tổng đài IP cứng

– Chạy ổn định, vì đã được tối ưu

– Backup/ restore nhanh thuận tiện

– Full tính năng: Ghi âm, lời chào, hội nghị, kết nối CRM…

b. Tổng đài IP mềm

– Dùng sau 1 năm cần cài đặt lại mới, vì hệ thống sinh nhiều file rác

– Thời gian backup, cài đặt lâu -> mất 1 khoảng thời gian để cài đặt

– Chi phí đầu tư lớn hơn tổng đài ip cứng, vì cần đầu tư máy chủ và card giao tiếp đầu vào FXO

– Full tính năng như tổng đài ip cứng: Ghi âm, lời chào, hội nghị, kết nối CRM…

Quý khách có thắc mắc về Những lý do nên chọn tổng đài IP nêu trên, hoặc có nhu cầu lắp đặt tổng đài IP. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi theo số Hotline bên dưới để được tư vấn và hỗ trợ lắp đặt. Xin cảm ơn!

Rất hân hạnh được phục vụ quý khách hàng!

★ CTY TNHH THƯƠNG MẠI – DICH VỤ TÍN THÀNH ĐẠT ®
★ Thiết Kế, Thi Công, Lắp Đặt Hệ Thống Camera – Mạng Máy Tính – Thiết Bị Văn Phòng
★ Hotline: 0913.449.112 – 0908.437.669
★ Email : tinthanhdat.bh@gmail.com
★ Website : www.tinthanhdat.com
★ Địa Chỉ: Số 160/22/5/7, CM Tháng 8, Kp 3, Phường Quyết Thắng, Thành Phố Biên Hòa, Tỉnh Đồng Nai.